Invoicing and Collections lead

Who We Are – AstroLabs, the Gulf’s Leading Business Expansion Platform

AstroLabs is the region’s leading business expansion platform, helping companies scale across the Gulf with confidence. From company formation and licensing to market entry strategy and talent solutions, we power the growth of some of the most ambitious companies in the region.

As we grow, we’re looking for an Invoicing & Collections Lead to take full ownership of our billing process and support the collections function, ensuring accuracy, timeliness, and efficiency. If you thrive in environments where you can build structure, streamline processes, and drive outcomes—this role is for you.

Our culture is ambitious, supportive, outcome-oriented, and driven by curiosity.

This role requires Arabic and English fluency and the ability to work remotely and collaboratively within a dynamic finance team and external stakeholders.

What you’ll do - Key Responsibilities

• Own the Invoicing Process: Manage end-to-end billing, including invoice generation, validation, and issuance to clients, ensuring accuracy and alignment with contracts and services delivered.

• Support Collections: Partner with the collections team to follow up on outstanding accounts, resolve billing discrepancies, and support recovery efforts while maintaining professionalism and brand integrity.

• Build & Refine Process: Identify gaps in the billing and collections cycle, and implement improvements to increase speed, consistency, and accuracy.

• Client Communication: Engage directly with clients regarding invoices, payment terms, and disputes, ensuring clear and timely communication.

• Negotiate & Secure Payment Plans: Assist in structuring and securing payment arrangements with clients when required, escalating complex cases as needed.

• Track & Report: Maintain accurate logs of invoicing and collections activity, and provide weekly reporting to Finance.

• Spot Root Causes: Identify recurring issues leading to late payments (e.g., invoicing errors, unclear terms) and collaborate cross-functionally to resolve them.

• Compliance & Record Keeping: Ensure all invoicing and collections actions comply with internal policies and relevant laws, maintaining auditable records.

Why Join AstroLabs?

You’ll be joining a company with a bold mission and a sharp focus on execution. We move fast, value ownership, and back our people. As Invoicing & Collections Lead, you’ll have a clear mandate, measurable outcomes, and the autonomy to make it happen.

Ready to drive impact? Apply now and help us shape the future of business expansion in KSA, UAE, and beyond.

What Success Looks Like After 90 Days

• A fully mapped and categorized invoicing and collections backlog, with status tracking in place

• All backlog addressed via accurate invoicing, successful recovery, or structured follow-up

• A documented process for billing cadence, escalation, and reporting, shared with Finance

• Weekly reports consistently submitted, highlighting progress and critical risks

• 5+ years of experience in invoicing, accounts receivable, or collections, with a strong track record of managing billing accuracy and supporting collections in fast-paced or complex environments

• Experience in backlog cleanup, dispute resolution, and billing process redesign

• Exposure to cross-functional coordination (finance, legal, customer success)

• Strong written and verbal communication in both English and Arabic

• Proven ability to manage a high volume of invoices/accounts independently

• Comfortable with CRM systems, spreadsheets, and accounting software

• Organized, persistent, and pragmatic; able to move quickly while maintaining quality

• Experience with clients based in KSA or UAE is preferable

• Background in process improvement or operational cleanup